VĂN PHÒNG SỞ  

 I. Chức năng, nhiệm vụ:

a)   Chức năng: tham mưu, giúp Giám đốc tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động của cơ quan Sở và toàn Ngành, điều phối hoạt động của Sở theo chương trình, kế hoạch làm việc; thực hiện công tác hành chính, quản trị đối với các hoạt động của cơ quan Sở; công tác thông tin tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng; công tác khoa giáo, công tác đối nội, đối ngoại; việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), cơ sở dữ liệu ngành; công tác thi đua - khen thưởng toàn Ngành; công tác cải cách thủ tục hành chính và dịch vụ công; bảo vệ bí mật nhà nước; công tác tiếp công dân; công tác pháp chế, làm đầu mối phối hợp công tác với các cục, vụ chức năng của Bộ GD&ĐT, gồm: Văn phòng, Vụ Tổ chức cán bộ (về công tác thi đua khen thưởng), Vụ Pháp chế, Cục Khoa học Công nghệ và thông tin.

b)  Nhiệm vụ và quyền hạn

-    Chủ trì, phối hợp với các phòng, các cơ quan, đơn vị liên quan trình Giám đốc Sở dự thảo quyết định; chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, dự án, đề án và các văn bản khác thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc thẩm quyền ban hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

 -   Tổng hợp, điều phối các hoạt động của Sở:

+ Tổng hợp: tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Sở, trình Giám đốc phê duyệt theo thẩm quyền hoặc trình Bộ Giáo dục và Đào tạo, UBND tỉnh ban hành, phục vụ phát triển Ngành. Tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan Sở và các đơn vị trong ngành phục vụ cho công tác quản lý của Sở; thống kê, tổng hợp thông tin, soạn thảo các báo cáo định kỳ (báo cáo tháng, quý, năm) và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Sở. Tổ chức, điều hành, theo dõi, tổng hợp việc triển khai kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt;

+ Điều phối các hoạt động của Sở: tham mưu, giúp việc, phục vụ, điều phối các hoạt động chỉ đạo, điều hành chung của Giám đốc Sở. Truyền đạt, cụ thể hóa ý kiến chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Sở trong lĩnh vực quản lý của Ngành; tổng hợp lập kế hoạch công tác, lịch làm việc của lãnh đạo Sở; phối hợp

 ới các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, đảm bảo các điều kiện, phương tiện cho việc hội họp của cơ quan Sở, ghi biên bản và dự thảo kết luận (nếu có) của các cuộc họp do lãnh đạo Sở chủ trì; giúp Giám đốc Sở về công tác đối ngoại, tiếp khách đến liên hệ công tác; là đầu mối liên hệ đối ngoại, chịu trách nhiệm chính về công tác đối ngoại ngoài cơ quan Sở, tổ chức việc đón đoàn, tiếp khách.

 -   Hành chính:

+ Quản lý, tổ chức soạn thảo các văn bản quy định của Sở thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế làm việc, đảm bảo kỷ cương, kỷ luật lao động, nền nếp trong các hoạt động của cơ quan Sở; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, phần mềm quản lý văn bản; xây dựng danh mục tài liệu mật theo quy định; xây dựng quy trình, hướng dẫn quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của cơ quan Sở;

+ Tiếp nhận văn bản đến, thực hiện quy trình đề xuất xử lý và chuyển giao văn bản đến cho Lãnh đạo Sở hoặc các phòng giải quyết. Kiểm soát văn bản trước khi phát hành. Đề xuất danh mục, đặt mua và phân phối báo, tạp chí cho Lãnh đạo Sở và các phòng thuộc Sở. In, sao chụp văn bản, tài liệu phục vụ các hoạt động chỉ đạo, quản lý và điều hành của Sở; phục vụ hội nghị, hội thảo; chủ trì tổ chức các ngày kỷ niệm, ngày ngày lễ, tết và các hoạt động của cơ quan Sở, Ngành; trực tiếp nhận và giao dịch thư điện tử, Fax và điện thoại liên hệ công tác;

+ Trình Giám đốc Sở chủ trương, biện pháp, tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính, dịch vụ công trong phạm vi trách nhiệm của Sở. Triển khai cơ chế hành chính "một cửa", quản lý hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, làm đầu mối tổng hợp trả lời của các phòng trong việc giải quyết các thủ tục hành chính theo quy định;

+ Hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng cho công chức cơ quan Sở và các cơ sở giáo dục trực thuộc.

 -   Quản trị công sở, quân sự, quốc phòng an ninh cơ quan Sở:

+ Quản lý đất đai, trụ sở làm việc, tài sản vật tư thiết bị, đảm bảo các điều kiện làm việc, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc kịp thời, thông suốt của hoạt động cơ quan Sở; đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ trật tự an ninh, an toàn cơ quan Sở theo quy định của nhà nước; đảm bảo vệ sinh, môi trường, cảnh quan khuôn viên trụ sở làm việc;

+ Phối hợp với phòng Giáo dục phổ thông và các phòng liên quan tổ chức thực hiện công tác quân sự của cơ quan Sở như: đăng ký quản lý quân dự bị, lực lượng dự bị động viên, phương tiện kỹ thuật phục vụ quốc phòng, công tác tuyển quân hàng năm (nếu có) ... theo chỉ đạo của cơ quan quân sự địa phương;

+ Hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiện nếp sống mới, văn minh nơi công sở; chủ trì thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết và xây dựng cơ quan văn hóa.

 -   Truyền thông:

+ Chủ trì, phối hợp với các phòng liên quan xây dựng kế hoạch và tổ chức tuyên truyền về các chủ trương, hoạt động của Ngành. Theo dõi hoạt động báo chí của Ngành, làm đầu mối trong công tác quan hệ với các cơ quan báo chí để thu thập và cung cấp thông tin trên các phương tiện thông tin về các hoạt động của Ngành; giúp Giám đốc tổ chức họp báo, giao ban báo chí theo yêu cầu;

+ Điều hành và duy trì hoạt động, tổ chức triển khai đảm bảo kỹ thuật cho việc cung cấp dịch vụ hành chính công về giáo dục trên Website của Sở; duy trì hệ thống giao ban trực tuyến của Sở với các phòng GD&ĐT và các đơn vị trực thuộc, giữa Sở với Bộ Giáo dục và Đào tạo, với UBND tỉnh và các ngành, giữa Sở với các đơn vị giáo dục của tỉnh. Theo dõi, kiểm tra, bảo hành, bảo dưỡng đảm bảo hệ thống máy tính, máy in và các thiết bị điện tử khác của Sở hoạt động bình thường trong mọi tình huống;

 + Thu thập, xây dựng và quản lý phòng truyền thống của Ngành.

 -   Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng của Ngành:

+ Chủ trì, giúp Giám đốc quản lý, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng toàn Ngành; Công đoàn cơ quan Sở và các phòng thuộc Sở hướng dẫn, tổ chức kiểm tra, đề nghị khen thưởng các danh hiệu thi đua;

+ Xây dựng, hướng dẫn tiêu chí thi đua, xét khen thưởng hằng năm đối với các cơ sở giáo dục; phát động, phối hợp tổ chức các phong trào thi đua, các cuộc vận động của Ngành và xét khen thưởng đối với các đơn vị, cá nhân theo quy định;

 + Xây dựng, nhân điển hình tiên tiến và thực hiện công tác thi đua khen thưởng về giáo dục trên địa bàn tỉnh. 

 -   Giúp Giám đốc trong hoạt động công nghệ, ứng dụng CNTT:

+ Chủ trì, phối hợp xây dựng các kế hoạch, văn bản chỉ đạo về ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục, bao gồm cả các chương trình mục tiêu về ứng dụng và phát triển nguồn nhân lực CNTT trong ngành Giáo dục;

+ Tổ chức đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT các đơn vị theo định kỳ và thường niên. Chỉ đạo xây dựng các quy định, hướng dẫn quản lý kỹ thuật, nghiệp vụ trong ứng dụng CNTT phù hợp với các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia; đề xuất và tham gia chỉ đạo xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về CNTT trong Ngành;

+ Xây dựng và triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính Nhà nước của Sở và kết nối cổng giao tiếp điện tử của tỉnh, phục vụ công tác quản lý, điều hành của Ngành; thường trực trong việc điều hành, xử lý nghiệp vụ hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của Sở; phối hợp thẩm định tính pháp lý của các văn bản đưa lên Website của Ngành theo quy định; đầu mối quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu ngành;

+ Chủ trì giúp Giám đốc phối hợp với các đơn vị có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị, cơ sở giáo dục về hoạt động ứng dụng CNTT trong dạy học và quản lý; xây dựng hệ thống thông tin, thu thập dữ liệu; xây dựng hệ thống thông tin liên lạc, kết nối mạng giáo dục và trang thiết bị CNTT;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức tuyển chọn, thẩm định để tham mưu trình Giám đốc về các trang thiết bị CNTT và phần mềm dùng chung cho toàn ngành; xây dựng hệ thống thông tin, hạ tầng kết nối thu thập và xử lý số liệu; phát triển nội dung thông tin giáo dục số, phần mềm giáo dục và công nghệ giáo dục;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan thẩm định, tham gia thẩm định, tiếp nhận, tổ chức triển khai các dự án về CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước và các chương trình, đề án, dự án thuộc Sở; phối hợp với phòng Kế hoạch tài chính tổng hợp để trình Giám đốc quyết định theo thẩm quyền và chuẩn bị các hồ sơ để Giám đốc trình UBND tỉnh phê duyệt chủ trương đầu tư dự án hoặc quyết định đầu tư dự án theo uỷ quyền;

+ Chỉ đạo, hướng dẫn, quản lý và giám sát nội dung, kế hoạch về CNTT của Bộ Giáo dục và Đào tạo và UBND tỉnh; theo dõi, tổng hợp, đánh giá tình hình triển khai, hiệu quả sử dụng trong quá trình triển khai và sau khi kết thúc chương trình, đề án, dự án.

 -   Chủ trì, tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo công tác pháp chế:

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật dài hạn, hàng năm trong phạm vi Ngành, trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện, kiểm tra theo dõi kế hoạch sau khi được phê duyệt;

+ Chủ trì, phối hợp với các phòng liên quan tổ chức thẩm định và tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các phòng thuộc Sở soạn thảo trước khi trình Giám đốc Sở tham mưu cấp có thẩm quyền ký ban hành; chủ trì, phối hợp với các phòng thuộc Sở giúp Giám đốc tham gia ý kiến các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị ngoài Sở gửi lấy ý kiến;

+ Phối hợp với các phòng thuộc Sở tổ chức thực hiện việc rà soát, hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định về giáo dục và đào tạo hiện hành. Định kỳ 6 tháng, hàng năm trình Giám đốc kết quả rà soát các văn bản, quy định liên quan đến hoạt động của Ngành để tập hợp lưu trữ theo từng năm; xây dựng báo cáo về kết quả công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật trình Giám đốc Sở báo cáo cấp có thẩm quyền để đề xuất phương án xử lý những văn bản mâu thuẫn, chồng chéo, trái pháp luật, không đúng thẩm quyền hoặc không còn phù hợp về lĩnh vực giáo dục và đào tạo, trái quy định của pháp luật (nếu có);

+ Phối hợp với các phòng có liên quan tham gia xử lý, đề xuất, kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế theo sự phân công của Giám đốc; tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với việc xử lý các vấn đề thuộc trách nhiệm quản lý của Sở; có ý kiến về mặt pháp lý đối với các quyết định, văn bản chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Sở;

+ Phối hợp với Thanh tra thực hiện công tác theo dõi, kiểm tra việc thi hành pháp luật, xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực giáo dục.

 -   Tham gia thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, tham gia các đoàn thanh tra, kiểm tra, giám sát theo quy định và theo phân công của Giám đốc Sở.

 -   Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công.

II.Bộ máy tổ chức